A quoi sert TOMA ?

TOMA signifie Training Offer Management Application. TOMA est un logiciel de gestion de formations professionnelle continue. TOMA est installé chez les offreurs de formation : les formations sont stockées dans une base de données chez les offreurs de formation.

TOMA permet de

• Saisir des offres de formation (formations, cycles et modules) et de les mettre à jour.
• Gérer les catalogues de formations, les intervenants, les contacts, les lieux de l'organisme.
• Importer en local (dans la base de données de TOMA) des données respectant le standard TED.
• Sauvegarder les formations dans un format XML standard appelé TED.
• Publier les offres sur différents supports : fichier XML au format TED, site web (HTML), catalogue papier (pdf), base de données de Syrecos.

SYRECOS

Jusqu'à présent, la partie "Offreurs" du site Syrecos était le seul moyen de publier les formations et cycles sur le site web "Syrecos", partie demandeurs. Les fonctionnalités suivantes n'étaient pas offertes par la partie "Offreurs" de Syrecos, et sont proposées par TOMA :

• La publication des formations sur de nombreux supports pour un encodage unique :
  • le format d'échange TED, déjà présent dans TOE,
  • un site web,
  • un catalogue papier.
• Le stockage des formations en local, c'est-à-dire chez les organismes de formation chez qui le logiciel TOMA est installé. La base de données Syrecos ne sert plus de référentiel, ce qui rend les organismes offreurs de formation indépendants de Syrecos au niveau de la création et gestion de leurs catalogues.
• La création de modèles types de formations.
• La facilité d'encodage due à une interface d'application (au lieu d'une page web).
• Les écrans d'encodage sont disponibles en langues française, anglaise et allemande.
• L'écran d'encodage des formations et cycles peut être paramétré au niveau des éléments à faire figurer ou non dans les descriptifs de formations, cycles et modules.

Utilisation concourante de TOMA et TOE

Recommandations système

• Mémoire vive: 64 Mo recommandés
• Disque dur: environ 10 Mo sont nécessaires pour l'installation, mais prévoir 200 Mo pour les données, en fonction de la quantité de données (pour les versions monoposte et serveur. La version cliente n'a besoin que de 10 Mo, plus de la place nécessaire au stockage de fichiers XML : environ 10 K par formation).
• Système d'exploitation: système supportant Java 1.3.1
• Moniteur/carte graphique: supportant au moins une résolution de 1024x768.

Pour les systèmes Windows, Linux et MacOSX

Pour les utilisateurs de Windows, l’installateur "InstallAnywhere" contient déjà une version de Java. Il n’est donc pas nécessaire d'installer Java avant de commencer l’installation de TOMA.

Pour les autres systèmes

Une version récente de Java (supérieure ou égale à la version 1.3.1) doit être installée sur votre machine.
Pour cela, si Java n’est pas déjà installé sur votre machine, il faut l’installer.
Des versions se trouvent sur le CD de TOMA : Veillez à installer une version correspondant à votre système et votre plate-forme.
Vous pouvez aussi les downloader depuis http://www.javasoft.com

TOMA peut être installé soit en version "monoposte", soit en version "client-serveur ".

L'installateur de TOMA vous guidera pour installer TOMA sur votre disque dur. Il se trouve sur le CD dans le répertoire TOMA, dans le sous-répertoire correspondant à votre système. Il faut alors choisir ce que vous souhaitez installer (monoposte, client ou serveur). Pour l'installation client-serveur, il faut d'abord installer le serveur et ensuite installer les clients. Après l'installation, il faut lancer TOMA pour configurer les paramètres.

• TOMA-DEMO :
• Windows :
• VM: (avec Java)
• toma.exe, version monoposte
• tomaclnt.exe, version cliente
• tomasrvr.exe, version serveur
• NoVM: (sans Java, s'il est déjà installé sur votre système)
• toma.exe, version monoposte
• tomaclnt.exe, version cliente
• tomasrvr.exe, version serveur
• Linux :
• VM: (avec Java)
• toma.bin, version monoposte
• tomaclnt.bin, version cliente
• tomasrvr.bin, version serveur
• NoVM: (sans Java, s'il est déjà installé sur votre système)
• toma.bin, version monoposte
• tomaclnt.bin, version cliente
• tomasrvr.bin, version serveur
• Unix :
• toma.bin, version monoposte
• tomaclnt.bin, version cliente
• tomasrvr.bin, version serveur
• Mac OSX :
• toma.sit, version monoposte
• tomaclnt.sit, version cliente
• tomasrvr.sit, version serveur
• Java :
• toma.jar, version monoposte
• tomaclnt.jar, version cliente
• tomasrvr.jar, version serveur
• Sources:     src.zip
• Java (installation de Java à faire avant celle de TOMA, sauf Windows

Après l'installation de TOMA, vous pouvez lancer TOMA, directement depuis le répertoire dans lequel vous avez installé TOMA.

Au premier lancement de TOMA, un écran particulier s’affiche demandant des informations supplémentaires :

Pour le monoposte:

• la langue par défaut pour l’interface est demandée,
• une extraction des données de Syrecos est proposée. Cette extraction sert à récupérer les données de votre organisme de Syrecos dans TOMA (plus d'informations au paragraphe Importation spéciale ).

Pour le serveur:

• une extraction des données de Syrecos est proposée. Cette extraction sert à récupérer les données de votre organisme de Syrecos dans TOMA (pour plus d'informations, voir Importation spéciale ).

Pour le client:

• la langue par défaut pour l’interface est demandée,
• le nom du serveur est demandé: il s’agit du nom complet (avec le domaine) de la machine qui contient le serveur de TOMA. Note: le serveur doit avoir été installé avant et doit fonctionner au moment de faire de premier lancement.

Recommandation

• d'effacer les formations qui n'ont plus lieu d'être conservées.
• de créer une unité de publication "Syrecos" pour y mettre toutes les formations à publier dans Syrecos.

	Le menu "Programme" permet : L'importation de formations et cycles au format TED. L'ajustement des paramètres de TOMA. De quitter TOMA.
	Le menu "Divers" permet : La modification des données de l'organisme de formation. La gestion (création, modification, effacement) des animateurs. La gestion des lieux. La gestion des personnes de contact. La gestion des unités de publication. La visualisation des données d'une formation ou d'un cycle sur une seule page.

Arbre de navigation (ou navigateur)

La colonne de gauche est un navigateur de catalogues de formations. On peut y sélectionner :

• le catalogue racine (catalogue de plus haut niveau où se trouvent tous les autres éléments),
• un catalogue de formations,
• une formation,
• un cycle.

Un catalogue ne peut figurer que dans un seul « sur-catalogue », alors que la même formation peut figurer dans plusieurs catalogues. Cet arbre est donc trompeur, car les formations que l’on voit dans différents catalogues peuvent être les mêmes.

Zone de travail (à droite sur fond vert)

Cette zone présente l'élément actif. Les boutons (en rouge) de cette zone de travail sont contextuels. Ils concernent les actions réalisables sur l'élément actif.

Après l’installation de TOMA et son premier lancement, TOMA peut être utilisé normalement.

• Pour lancer la version monoposte de TOMA : utiliser la commande TOMA
• Pour lancer le serveur de TOMA : utiliser la commande TOMAServer
• Pour lancer le client de TOMA : utiliser la commande TOMA, sauf que le serveur doit avoir été lancé auparavant.

• Pour le fichier de paramétrage de l'écran d'encodage des données :

Que faire si un de ces messages survient ?

Quitter TOMA

• Word utilise des caractères spéciaux qui proviennent de normes de polices de caractères différentes de celles employées par TOMA (par exemple pour faire des apostrophes courbées). Ces caractères spéciaux sont susceptibles d'être modifiés.
• Cela a pour conséquence que les copier-coller à partir de Word doivent être vérifiés soigneusement.

Adresses

Une adresse est composée de :

• une ou plusieurs lignes d'adresse, (on peut en encoder autant que nécessaire dans TOMA),
• un code postal,
• une ville
• un pays.

Des renseignements complémentaires sont demandés, ils concernent l'adresse mais n'en font pas partie, il s'agit de la région, et éventuellement d'une sous-région (ou département). Ces renseignements pourront par la suite servir à trier les formations par région, mais pas dans TOMA, par exemple dans un site web.

Par ailleurs, un exemple de publication d'adresse est donné ici .

Lors de l'exportation d'une formation au format TED , les domaines de formation, stockés sous forme de code dans la base de données de TOMA, nécessitent d'être interprétés dans la bonne langue. C'est ici que cette langue peut être paramétrée.

Ce choix servira par ailleurs de choix par défaut de langue dans les unités de publication . Dans ce cas cette langue servira à l'interprétation non seulement des domaines, mais aussi des pays, des modes d'organisation, des horaires des formations (ces élément restent "codés" dans le fichier XML, mais pas pour les publications PDF, RFT, HTML).

Note : les régions sont indépendantes de la langue de publication choisie.

Pour afficher l'aide, TOMA utilise un navigateur. On peut préciser lequel dans cette ligne. Cette ligne est est optionnelle, et si elle est absente, le navigateur ouvert par défaut est :

• sous Windows, le browser configuré par défaut,
  
• sous Unix, Netscape s'il est dans le path, sinon rien,
  
• sinon, rien.
  

Définitions

Catalogue

Un catalogue de formations peut contenir des formations et des catalogues, dans ce cas ces derniers seront appelés "sous catalogues". Par exemple, le catalogue "Langues" peut contenir les sous catalogues "Langues européennes" et "Langues orientales". Chaque catalogue a un nom, un descriptif, et peut contenir ou non un ou plusieurs sous catalogues.

Si une formation n'est mise dans aucun catalogue, on dit que cette formation se situe "à la racine" de l'arborescence des catalogues. La racine est le catalogue de plus haut niveau. Son nom peut être modifié mais il est impossible de l'effacer.

• Les sous catalogues du catalogue détruit sont aussi détruits.
• Les formations qui étaient dans la catalogue ne sont pas détruites : elle demeurent dans les autres catalogues dans lesquels elle figurent. Les formations qui ne figuraient dans aucun autre catalogue ne sont pas effacées, elles sont déplacées à la racine (catalogue de plus haut niveau). 

Une formation est un cours simple, par opposition aux cycles, qui sont composés de modules. Les données relatives à une formation ont été réparties en plusieurs onglets.

Création

Avant l'encodage d'une formation

Encodage d'une formation

Eléments à choisir dans des listes prédéfinies dans TOMA

• Domaines : une formation peut être mise dans un ou plusieurs domaines et sous domaines. Ce n'est pas obligatoire. Il est recommandé de le faire pour publier la formation dans Syrecos. On ne peut pas ajouter un domaine qui ne se trouve pas dans la liste.
• Langues : l'utilisateur peut choisir plusieurs langues dans lesquelles la formation est donnée. Les langues proposées sont une sous partie de la norme "ISO 639-2 terminology".
• Le mode d'organisation : l'utilisateur peut choisir un mode d'organisation.
• Le niveau.
• Les horaires : l'utilisateur peut choisir un ou plusieurs horaires dans une liste (Journée, Soirée, WE).

Eléments à choisir dans des listes créées par l'utilisateur

Pour pouvoir utiliser les éléments suivants dans la formation, il faut les avoir créés dans la base de données de TOMA (Menu Divers) :

• Personnes de contacts . L'utilisateur peut choisir les personnes de contact pour des renseignements sur la formation, et les personnes de contact pour des renseignements sur les inscriptions.
• Lieux : il s'agit des lieux où la formation sera tenue.
• Animateurs : il s'agit des intervenants dans la formation.

Autres renseignements pour une formation (entre autres)

• Prix et commentaire sur le prix,
• Mots clés : ces mots clés seront publiés. Ils peuvent aussi servir à des recherches dans des sites web.
• Une date de début de validité et une date de fin de validité de la formation. L'utilisateur aura le choix, dans les unités de publication, de prendre ou non en compte ces dates de validité. Lors de la création de la formation, les dates de validité (par défaut : elles sont modifiables) sont fixées au jour même pour la date de début de validité et au jour même plus un an pour la date de fin de validité.
• Un commentaire libre qui ne sera pas publié : il sert à la gestion interne des formations et cycles.

Avant de créer des sessions il est recommandé de sauvegarder la formation : certaines données encodées dans la formation seront alors automatiquement prises en compte dans les sessions. C'est pour cette raison que les sessions sont saisies dans une fenêtre séparée. L'utilisateur peut créer plusieurs sessions pour une formation. Une session correspond à une prestation de la formation : si la formation est donnée trois fois, il y aura donc trois sessions. Pour une session, l'utilisateur doit définir :

• Un nom.
• Des séances : elles permettent de préciser un ensemble de jours et de plages horaires au sein d'une même session. Les horaires des formations peuvent être précisés dans les séances, qui servent à cela. Un commentaire sur la session permet d'encoder des informations imprévues dans TOMA. Il est à noter que ces séances apparaîtront dans les publications sous le format souhaité par l'utilisateur grâce au fichier modèle .
• Un calendrier textuel dans lequel il peut ajouter des informations librement.
• Une date de début de session.
• Une date de fin de session.
• Une langue, choisie parmi les langues de la formation (obligatoire pour un cycle).
• Un prix : pour des facilités d'encodage, le prix défini dans la formation est recopié automatiquement dans les sessions, et l'utilisateur peut le modifier dans les sessions. Pour la publication, le prix apparaît dans les sessions, pas dans la formation. Il apparaît quand même dans la formation s'il n'y a pas de sessions.
• Un commentaire sur le prix (même fonctionnement que celui du prix).
• Un lieu, choisi parmi les lieux de la formation.
• Un horaire, choisi parmi les horaires de la formation.
• Des animateurs, choisis parmi les animateurs de la formation. Une compétence (optionnelle) est choisie pour chacun des animateurs parmi les compétences des animateurs.
• Une date de début de validité de la session.
• Une date de fin de validité de la session. Ces dates sont entre les dates de début et de fin de validité de la formation.
• Un commentaire sur la session.

Il s'agit de sauvegarder la formation dans la base de données de TOMA.

Formation et modules créés par duplication

Si des modules de cycle ont été créés par duplication de la formation que l'on sauvegarde, ces modules ne seront pas affectés par cette sauvegarde : ils sont complètement indépendants de leur formation "mère". Pour information, la liste de ces modules figure au bas de l'écran de la formation. Ainsi, si l'utilisateur souhaite que les modules demeurent le reflet exact de la formation, il sait quels modules mettre à jour après avoir modifié une formation. Mais TOMA ne le fait pas automatiquement.

Eléments obligatoires

Pour qu'une formation puisse être sauvée dans la base de données de TOMA, elle doit avoir un code unique, un titre, et des dates de validité. Par ailleurs, les paramètres de l'écran d'encodage de formation peuvent préciser certaines contraintes ( voir ), parmi lesquelles deux peuvent donner lieu à des messages d'avertissement lors de la sauvegarde de formation : certains éléments peuvent être obligatoires, et / ou respecter une limite de taille. Si ces contraintes ne sont pas respectées, la sauvegarde est quand même possible.

• Les dates de validité ne sont pas prises en compte.
• La langue est celle spécifiée dans les paramètres de TOMA (menu Program / Parameters).
• Le répertoire de sortie et le nom du fichier sont à préciser dans l'interface au moment de l'exportation.
• Les données de l'organisme ne sont pas prises en compte.

Définition de la duplication

• La duplication est une copie. Il est possible à l'utilisateur de dupliquer une formation, ou un cycle (avec tous ses modules), mais il n'est pas possible de dupliquer seulement un module. Pour toute duplication, TOMA demande à l'utilisateur de choisir un nouveau titre et un nouveau code pour la formation ou pour le cycle dupliqué. Ce code doit être unique parmi toutes les formations, cycles et modules de TOMA. TOMA demande également un nouveau code pour chacun des modules, qui doivent aussi être uniques dans TOMA.
• Les animateurs, lieux, personnes de contact pour les formations et pour l'inscription sont dupliqués.
• Les sessions ne sont pas dupliquées.

Mettre dans un catalogue une nouvelle formation créée par duplication

Il faut d'abord la dupliquer : elle est alors mise à la racine. Ensuite, l'utilisateur se positionnera dans le catalogue dans lequel il souhaite mettre la formation et cliquera sur le bouton "Add a training". Enfin, il ira sur le catalogue racine et ôtera ladite formation de ce catalogue, s'il le souhaite (bouton "Remove a training").

Les encodeurs peuvent par exemple copier la formation "Form1" du catalogue "Année 2002-2003" pour en faire la formation "Form21" du catalogue "Année 2003-2004", et la modifier en conséquence.

Voir ci-dessous.

Etape un : création du template par duplication d'une formation

Si plusieurs formations doivent avoir les mêmes informations concernant par exemple les horaires et le mode de paiement, l'encodeur peut créer une nouvelle formation, encoder les informations relatives aux horaires et au mode de paiement, et nommer cette formation de manière explicite, par exemple "Modèle Horaire et Paiement". Par la suite, une duplication de cette formation modèle évitera aux encodeurs de ressaisir les informations concernant les horaires et le mode de paiement.

Les écrans d'encodage des formations des personnes à qui cette formation modèle sera envoyée peuvent être paramétrés de manière à ce que ces personnes ne puissent pas modifier les valeurs pré-encodées dans les modèles.

Cycles et modules

Un cycle est un ensemble d'enseignements ayant un enchaînement logique. Ces enseignements sont appelés "modules". L'ouverture d'un cycle se fait depuis le navigateur.

Dans l'interface, le cycle se présente sous forme d'onglets : un onglet "Training programme" définit le cycle à proprement parler, et chaque module figure sur un onglet différent.

 

Création

Il est possible à l'utilisateur de dupliquer un cycle. Il n'est pas possible de dupliquer seulement un module. Un cycle est dupliqué avec tous ses modules. Pour toute duplication, TOMA demande à l'utilisateur de choisir un nouveau code pour le cycle dupliqué. Ce code doit être unique pour la publication dans Syrecos. Les sessions ne sont pas dupliquées.

Les intérêts de la duplication sont expliqués au chapitre duplication d'une formation .

Visualiser les données d'une formation / d'un cycle sur un seul écran

Cet écran est accessible par le menu "Divers / Visualiser".

Le bouton d'impression a pour effet d'ouvrir la fenêtre de dialogue d'impression du système sur lequel TOMA est installé si elle existe (le nombre de pages n'est pas compté), sinon il imprime simplement. La page est redimensionnée en largeur pour qu'elle tienne sur une page.

Si l'utilisateur ouvre une formation qui contient plus de données que l'écran d'encodage n'autorise à encoder (champs plus longs que la restriction de taille, champs interdits qui ont une valeur), ces données seront toutes visibles, mais les champs "interdits" ne seront pas modifiables. Aucune information ne sera perdue lors de la sauvegarde. En fait, une telle utilisation des fichiers de paramètrage constitue la technique normale pour faire des " formations modèles "

Exemple :

1. Eléments obligatoires : le fichier de paramétrage rend le prix obligatoire. L'utilisateur ouvre une formation qui ne contient pas de prix. La vérification lors de la sauvegarde de cette formation fera un "warning" (message d'avertissement).
2. Eléments interdits : le fichier de paramétrage ne permet pas d'encoder des commentaires sur le prix, l'utilisateur ouvre une formation qui contient des commentaires sur le prix : ces commentaires apparaissent en grisé, il est impossible de les modifier. Une sauvegarde dans TOMA ne les efface pas.
3. Limite de taille : le fichier de paramétrage limite la taille du champ objectifs à 120 caractères. L'utilisateur importe une formation dont l'objectif comprend 200 caractères : la valeur "120" reste inscrite à côté du champ, et un message d'avertissement apparaît si l'utilisateur sauve cette formation mais le champ n'est pas coupé.
4. Valeurs par défaut : le fichier de paramétrage force un élément à prendre sa valeur parmi les valeurs "aa", "bb", et "cc". L'utilisateur importe une formation pour laquelle cet élément contient la valeur "dd" : cet élément est ajouté à la liste de valeurs, mais juste pour cette formation.

Organisme

• Dénomination.
• Nom complet.
• Présentation.
• Adresse web de la page de l'organisme (URL).
• Adresses. L'interface permet d'encoder autant d'adresses que l'utilisateur le souhaite. Voir aussi la publication des détails de l'organisme dans Syrecos , et un exemple de publication des adresses .
• Dans les adresses, les pays sont à choisir dans une liste prédéfinie.

Création d'un animateur de formation

• Le nom doit obligatoirement être rempli.
• Un animateur a aussi un prénom, un titre, une fonction, des compétences.
• Son CV peut être décrit de manière textuelle uniquement : on ne peut pas mettre de fichier attaché.
• Les informations suivantes peuvent aussi être entrées dans la base de données de TOMA, mais elle ne seront pas présentes dans les unités de publication : adresse, téléphone, fax, e-mail. Ces données servent uniquement aux organismes de formation à contacter les animateurs.

Personnes de contact

L'utilisateur peut ici créer et modifier les personnes de contact pour les formations, pour les inscriptions. Cet écran est accessible par le menu "Divers / Contacts".

 

 

Les éléments suivants peuvent être rentrés :

• Dénomination (obligatoire).
• Nom complet.
• Téléphone, fax, e-mail.
• Adresse, les pays sont choisis dans une liste prédéfinie. Cette liste sera une sous partie de la norme ISO 3166-1. Une liste de régions apparaît en fonction du pays sélectionné. On choisit un pays, et en fonction, éventuellement une région, et en fonction éventuellement une sous région. Note : les pays sont obligatoires, et les régions optionnelles : figurent dans la liste les pays de l'Europe des 15, les régions de France, Belgique, Luxembourg (4 divisions), Allemagne. France : région + département, Allemagne : Länder + Regierungbezirke, Belgique : provinces. Notons que les régions de chaque pays apparaissent toutes dans la même langue, celle du pays. Il peut y avoir des exceptions pour les provinces belges, où les régions figurent dans la langue communément parlée dans la région.
• Accès : description d'accès, commentaire sur l'accès, facilités d'accès (aménagements pour personnes handicapées par exemple).
• Adresses web des images ou plans d'accès (URL).

Unité de publication

Pour publier les formations et cycles stockés dans la base de données de TOMA, TOMA utilise des unités de publication . Une unité est un ensemble de catalogues, formations et cycles destinés à être publiés sur le même support, par exemple sur un catalogue papier ou un site web. Si on veut publier le même ensemble de formations sur deux supports différents (par exemple PDF et HTML), et conserver pour chacune de ces publications les paramètres, il faudra faire deux unités de publication.

Etapes pour publier

• Créer une unité de publication,
• Paramétrer cette unité de publication,
• Remplir l'unité avec des catalogues, cycles et formations,
• Sauvegarder l'unité de publication et lancer la publication.

Supports de publication

Un support de publication est avant tout un format de fichier (HTML, PDF, RTF, XML). Le site Syrecos est aussi considéré comme un support de publication.

• Site web : un ensemble de pages HTML est créé. Le nom de la première page est le nom du "premier catalogue" mis lors du paramétrage d'une unité de publication. Les pages HTML créées proposent à leurs utilisateurs une demande d'inscription par e-mail. Pour chaque session, un mail leur est proposé avec :
• Comme destinataire un e-mail, (il est modifiable dans le fichier de propriétés),
• Comme contenu le titre de la formation, la session et un texte de demande de renseignements,
• Comme titre du mail le titre de la formation (ou du cycle).
• Papier PDF (lisible avec Acrobat Reader)
• Papier RTF (utilisable avec Microsoft Word), mais aucune mise en page automatique n'est techniquement possible, les organismes de formation doivent retravailler la mise en page.
• XML : format TED. Ce format sert à échanger le contenu de formations, sans mise en page. Il est utilisable directement par le site web TOE, ou par tout autre système capable de lire un fichier XML TED. Il peut aussi être importé dans le TOMA d’un partenaire, par exemple.
• Base de données Syrecos : voir ce cas particulier ici .

Les mises en page du site web et des fichiers PDF peuvent être modifiées à l'aide d'un fichier modèle (modifications à faire faire par des informaticiens) et un fichier de propriétés (modifications à faire par les utilisateurs de TOMA).

Paramétrage d'une unité de publication

Une unité de publication a les paramètres suivants :

• Nom de l'unité de publication : ce nom a été donné par l'utilisateur lors de la création de l'unité de publication, mais il est possible de le modifier ici. Il est obligatoire.
• Langue de publication (Anglais, Allemand, Français). TOMA propose par défaut la langue mise dans les paramètres de TOMA . Elle sert à :
  • publier les valeurs prédéfinies des formations (mode d'organisation, niveau, horaires...) dans la bonne langue. En effet ces valeurs sont stockées dans la base de données de TOMA sous forme de code indépendant de la langue.
  • publier dans la bonne langue les libellés qui apparaissent dans le fichier généré par la publication (par exemple dans les pages HTML, la mention "Titre", "Title" en anglais). Pour information, ces libellés se trouvent dans le fichier de propriétés de la publication, ils peuvent être modifiés pas les utilisateurs.
• Répertoire de sortie (pour les pages HTML uniquement), dans lequel les pages HTML seront créées. La page HTML principale est automatiquement nommée par TOMA avec le nom donné au "premier catalogue" (voir ci-dessous).
• Nom complet de fichier de sortie : pour tous les supports de publication sauf les pages HTML et la publication sur Syrecos.
• Nom du fichier modèle , sélectionné grâce à un bouton "Parcourir" (pour tous les supports de publication sauf Syrecos et XML).
• Nom du fichier de propriétés ,
• Un nom de "premier catalogue" ("first catalogue name"), sauf pour la publication dans Syrecos. Il apparaîtra à la publication si les éléments à publier ne constituent pas une arborescence (voir résultat de la publication ).
• L'arbre de remplissage de l'unité de publication .
• Le fait que les données relatives à l'organisme sont publiées ou non : dans tous les cas, le nom de l’organisme est publié, mais si on choisit de ne pas publier les données de l’organisme, les autres informations sur l’organisme (adresse, ...) ne sont pas publiées.
• Le fait que les dates de validité sont prises en compte ou pas (ce choix peut être fait pour tous les supports de publication sauf Syrecos pour lequel les dates de validité ne sont jamais prises en compte). Si elles sont prises en compte, seules les formations et sessions de l'unité de publication pour lesquelles la date courante est comprise entre la date de début de validité et la date de fin de validité seront publiées. Ainsi, le résultat de la publication d'une unité dans laquelle les dates de validité sont prises en compte dépendra de la date courante au moment de la publication. La prise en compte des dates de validité n'ôte pas les formations des unités de publication, mais ne publie que les formations "valides" et les sessions "valides" de ces formations.

L'utilisateur remplit l'unité de publication en y ajoutant des catalogues, des cycles et des formations. On sélectionne plusieurs éléments à l'aide de la souris, en cliquant sur chaque élément. Il ne faut pas utiliser la touche "control" (si on l'utilise par erreur, il suffit pour la désactiver de cliquer en dehors de la zone de sélection), sauf sur Mac OS X où elle est nécessaire pour sélectionner plusieurs éléments dans l'arbre.

Un sous catalogue peut être sélectionné sans que le catalogue qui le contient ne soit sélectionné. Quand on sélectionne un catalogue, tous ses sous catalogues et les formations contenues sont automatiquement sélectionnées.

On peut ôter des (sous) catalogues, des cycles ou des formations de l'unité de publication, en cliquant dessus. Si on ôte un catalogue, cela ôte automatiquement tout ce qui est contenu dans le catalogue. Lorsqu'un cycle est mis dans une unité de publication, ses modules y sont aussi. Il est impossible de mettre un module dans une unité de publication indépendamment du cycle dans lequel il est compris.

Résultat de la publication

La mise en page est assurée par le fichier modèle .

Catalogue

Un catalogue qui ne contient rien ne sera pas publié (cette limitation est dûe à des raisons techniques).

Une formation ou un cycle sans catalogue

Si un seul élément (une seule formation ou un seul cycle, indépendamment de tout catalogue) est dans l'unité de publication, cet élément sera publié sans catalogue.

Ordre des formations

Voir ce paragraphe dans le chapitre "fichier modèle".

Plusieurs formations / cycles

• Si les éléments sélectionnés forment une arborescence (comme par exemple un catalogue et tous ses sous catalogues et formations), toute cette arborescence est publiée. La première page (HTML, PDF ou RTF) sera la racine de cette arborescence.
• Si les éléments sélectionnés ne forment pas une arborescence, (par exemple le catalogue C contient les catalogues C1 et C2. Les catalogues C1 et C2 figurent dans l'unité de publication mais pas C), alors tous les éléments à publier sont mis dans un catalogue virtuel de nom " First Catalogue Name " pour former une arborescence, et cela ramène au cas précédent.

Notons que :

• Si on a la formation F1 dans Cat 2, et que Cat 2 se trouve dans Cat 1, et que Cat 1 et F1 sont sélectionnés, mais pas Cat 2, les éléments sélectionnés ne forment pas une arborescence.Les catalogues qui ne contiennent rien ne sont pas publiés.
• Le desktop de TOMA est traité comme tous les autres catalogues.

Animateurs

Même si les informations suivantes figurent dans la base de données de TOMA, elles ne seront pas publiées : adresse, téléphone, fax, e-mail. Elles ne servent qu'à contacter les animateurs.

Lieux

Lors de la toute première publication, il est possible que les lieux des organismes de formation qui utilisaient le système Syrecos avant d'utiliser TOMA subissent quelques modifications (voir ).

Lancement de la publication : éléments obligatoires / messages d'erreur / valeur par défaut

• pour les dates de validité (obligatoires) : la date de début de validité est la date du jour, la date de fin de validité est la date du jour plus une année,
• pour les horaires (obligatoires) : les horaires sont obligatoires pour les sessions de formation et pour les sessions de module. S'ils ne sont pas présents, la valeur par défaut mise est "en journée",
• pour les adresses (pas obligatoires sauf...) : les adresses ne sont pas obligatoires, sauf dans les lieux. Mais il n'est pas obligatoire de mettre un lieu. Si une adresse est mise, alors il est obligatoire qu'elle ait au moins une ligne d'adresse, un code postal, une ville et un pays. En ce qui concerne les valeurs par défaut : si un lieu figure et qu'il n'a pas d'adresse, l'adresse du CRP Henri Tudor figure. Dans les autres cas, si une adresse figure mais que ses éléments obligatoires ne sont pas remplis (c'est possible dans les détails d'un organisme, dans les personnes de contacts), l'adresse sera ignorée lors de la publication.
• dates de début et de fin de session (obligatoires) : pour chaque sessions, les dates de début et de fin de session sont obligatoires. Si elles ne sont pas remplies, ces dates prennent automatiquement les valeurs des dates de validité de la formation ou du cycle qu'elles concernent.
• mode d'organisation (obligatoire) : formation standard.
• niveau (obligatoire) : débutant

• Les logins "A" (administrateur) et de type "M" (modificateur) permettent la publication des catalogues, formations, et cycles dans Syrecos.
• Seul le login de type "A" permet la mise à jour des détails de l'organisme .

Il est impossible avec TOMA de :

• Modifier les droits des personnes dans Syrecos. En particulier, avec TOMA on ne peut pas créer de nouveau "login + password" pour publier dans Syrecos.
• Modifier la dénomination de l'organisme : celle-ci ne peut être modifiée que par la personne administrant Syrecos, mais pas via TOMA.
• Créer de nouveaux organismes de formation dans Syrecos.

Détails de l'organisme (Nom complet, présentation, URL, adresse)

• Si l'utilisateur choisit dans l'unité de publication de publier les détails de l'organisme :
  • Si l'utilisateur se logue avec un login "A", alors c'est bon. Dans TOMA un organisme peut avoir de nombreuses adresses. Dans Syrecos un organisme peut avoir une adresse et une adresse postale. Les deux premières adresses figurant dans TOMA seront mises dans Syrecos, mais pas les autres. Ces deux adresses figureront comme "adresse" et "adresse postale", respectivement (l'ordre est toujours respecté).
  • Si l'utilisateur se logue avec un login de type "M", alors la publication des catalogues et formations a bien lieu, mais les détails de l'organisme restent inchangés dans Syrecos. Aucun message d'erreur n'apparaît.
• Si l'utilisateur choisit de ne pas publier les détails de l'organisme alors ces détails demeurent inchangés dans Syrecos, et la publication des catalogues, cycles et formations a lieu.

Les dates de validité de TOMA ne sont pas prises en compte pour publier dans Syrecos. Cela signifie que tout le contenu de l'unité de publication sera publié dans Syrecos. Mais le système Syrecos, lui, prend en compte les dates de validité pour publier sur le site Syrecos. Voici la conséquence sur un exemple : dans TOMA se trouve une formation qui a pour date de début de validité le 01/02/03 et pour date de fin de validité le 28/02/03. Cette formation se trouve dans une unité de publication pour Syrecos. La publication est lancée le 01/01/03. Cette formation est mise dans la base de données de Syrecos, mais elle n'apparaît pas sur le site web de Syrecos. Elle y apparaîtra automatiquement entre le 01/02/03 et le 28/02/03.

Effets de la publication et recommandations importantes

• La publication dans Syrecos efface toutes les données de l'organisme dans Syrecos (catalogues, formations, animateurs, ... sauf les login et password des encodeurs, et les détails de l'organisme suivant l'option choisie) et les remplace par celles présentes dans l'unité de publication. Des détails peuvent être consultés dans les notes techniques .
• Il est recommandé qu'un organisme de formation ne créée qu'une seule unité de publication dans Syrecos. En revanche un organisme relai (qui est par définition en charge de la publication des formations de plusieurs organismes de formations) pourra créer une unité de publication pour Syrecos par organisme géré : c'est le couple login+ mot de passe qui détermine de quel organisme de Syrecos on écrase les formations. Comme cela n'a lieu que lors du lancement de la publication, et que cette information n'est pas stockée dans TOMA (elle n'apparaît donc pas dans l'unité de publication), nous recommandons de donner aux unités de publication un nom explicite contenant le nom de l'organisme pour lequel on souhaite publier. Ainsi un relai gérant via TOMA les formations des organismes Orgatest et Orgatruc pourra avoir deux unités de publication dans Syrecos nommées , par exemple : "Syrecos_Orgatest" et "Syrecos_Orgatruc".

• Vérification que les données sont prêtes à être publiées dans Syrecos.
  • Les langues dans lesquelles les sessions d'une formation ou d'un module sont données sont obligatoires si on veut que la session soit sauvée sur Syrecos. Si ces langues ne sont pas présentes : un message d'avertissement apparaît. L'utilisateur peut alors décider de poursuivre la publication mais les sessions sans langues ne seront pas publiées.
  • Il est recommandé de classer les formations dans des "domaines", ce qui facilite ensuite la recherche sur le site Syrecos. Si cela n'est pas fait, on ne pourra pas retrouver la formation en faisant une recherche par domaine sur le site Syrecos.

• Le contenu de l'unité de publication est alors transformé en un fichier intermédiaire XML au format TED, cela peut provoquer des erreurs (voir Lancement de la publication ).

• Ce fichier XML au format TED est ensuite mis ("intracté") dans la base de données de Syrecos. Une confirmation apparaît si tout se passe bien. Si des problèmes surviennent, la publication n'est pas faite et les messages suivants peuvent apparaître :
  • S'il manque une valeur qui est obligatoire dans la base de données de Syrecos mais qui n'est pas exigée par le standard TED,
    • Pour le champ... : Cet élément est obligatoire. Le champ mentionné dans l'élément mentionné ne suit pas les contraintes de Syrecos: il est obligatoire dans Syrecos, et doit donc être donné avant de publier cet élément dans Syrecos.
    • Pour le champ... : l'élément est soit vide alors qu'il est obligatoire, soit trop long. Le champ mentionné dans l'élément mentionné ne suit pas les contraintes de Syrecos: il a une taille maximale dans Syrecos, et doit donc avoir moins de caractères que cette taille maximale avant de publier cet élément dans Syrecos.
  • Des messages sont susceptibles d'apparaître si un utilisateur n'a pas les droits requis pour faire une opération.
    • La sauvegarde n'a pu être effectuée à cause d'un problème du serveur Syrecos :
      Le serveur de Syrecos est inaccessible. Cela peut venir d'une erreur dans le code sur ce serveur, d'un plantage de la machine serveur, ou de n'importe quel problème réseau entre votre machine et la machine serveur.
    • Vous n'avez pas les droits pour effectuer cette opération. Vous devez vous loguer avec un autre utilisateur, ou demander à un administrateur Syrecos de changer vos droits. Le login/mot de passe que vous utilisez pour vous loguer à Syrecos ne vous donne pas suffisamment de droits pour faire l'opération demandée.
    • Votre login est incorrect. Le login n'a pas été reconnu dans Syrecos: il se peut que le login soit incorrect ou que le mot de passe soit incorrect.
    • Vous n'avez pas les droits pour sauvegarder un objet de type... Vous avez suffisamment de droits pour sauver des éléments sur Syrecos, mais pas pour ce type d'élément en particulier .
  • Les derniers messages pouvant apparaître concernent simplement la non publication dans Syrecos pour cause technique (panne de réseau, problème de base de données, problème lors de la mise des données dans la base).
  • Le fichier XML contenait une erreur : le fichier XML ayant servi d'intermédiaire à la publication contenait une erreur. Cette erreur ne devrait pas se produire, si elle se produit, merci de le signaler à un administrateur Syrecos.
  • Il y a un problème avec un élément de type... Il y a un problème car deux éléments possèdent les mêmes identifiants secondaires dans Syrecos. Cette erreur ne devrait pas se produire car TOMA contrôle déjà les identifiants secondaires dans TOMA. Si elle se produit, merci de le signaler à un administrateur de Syrecos.

Le fichier modèle, modifiable par des informaticiens, définit :

• Quels éléments publier,
• La mise en page de ces éléments.

Il est à noter que les informations contenues dans TOMA ne contiennent aucune notion de mise en page : la mise en page dépend uniquement du fichier modèle. Les seules contraintes de mise en page sont des contraintes techniques (par exemple : le PDF est plus recommandé pour réaliser des impressions papier que le HTML car il permet une mise en page plus stricte; en revanche le HTML est bien pour les sites web, mais techniquement on ne peut en exiger une mise en page aussi précise qu'en PDF).

Exemple 1 : les adresses de l'organisme de formation.

Un organisme de formation peut encoder plusieurs adresses. Supposons qu'il encode trois adresses. Il ne souhaite pas publier la première (ce peut être par exemple l'adresse de sa maison mère), il souhaite publier la deuxième comme adresse postale et la troisième comme adresse de facturation. La solution est d'utiliser le fichier modèle et de le paramétrer de manière à ce que la première adresse ne soit pas publiée, la deuxième adresse soit précédée de la mention : "adresse postale " et la troisième adresse figure en italiques, avec comme titre "adresse de facturation".

Une autre solution pour arriver au même résultat (on a différentes adresses, l'une d'entre elles est une adresse postale et une autre une adresse de facturation) est de se mettre d'accord avec la personne qui modifiera le fichier modèle pour utiliser un code. Par exemple, l'organisme encode sur la première ligne d'adresse de l'adresse postale le code "378ç%", ou plus simplement "adresse postale" (ce code n'est pas préétabli), et l'informaticien en charge du fichier modèle va faire appliquer à ce fichier la règle suivante : "quand une adresse a comme première ligne d'adresse "378ç%" respectivement "adresse postale", alors on a affaire à une adresse postale, et celle-ci sera précédée de la mention "adresse postale" en caractères gras.

Exemple 2 : publication d'une formation

Supposons que l'on veuille publier une formation encodée dans TOMA. Le fichier modèle permet de dire que l'on ne souhaite pas publier telle ou telle partie, ou la publier en partie seulement. Par exemple, un fichier modèle peut avoir pour effet que :

• le descriptif d'une formation n'est jamais publié,
• pour chacun des points abordés, seules l'introduction et la conclusion sont publiées,
• le contenu est publié, mais si l'on souhaite que le titre qui apparaisse ne soit pas "contenu" mais "déroulement " ou "introduction", il suffit de modifier ce libellé dans le fichier de propriétés .

Ordre des éléments dans les catalogues

Il est impossible de préciser lors de l'encodage :

• ni l'ordre des formations dans un catalogue,
• ni l'ordre des sous catalogues dans un catalogue,
• ni l'ordre des modules dans un cycle.

Lors des publications, ces éléments apparaissent dans l'ordre où ils ont été encodés (c'est l'ordre dans lequel ils apparaissent dans TOMA). Il est facilement possible de modifier cet ordre grâce au fichier modèle pour classer :

• les formations par ordre alphabétique ou par ordre de prochaine session,
• les sous catalogues par ordre alphabétique,
• les modules par ordre alphabétique ou par ordre de prochaine session.

Fichiers fournis par défaut

Lors de l'installation de TOMA, un fichier modèle par type de publication (HTML, RTF, PDF) est fourni.

• Publication HTML : fichier dont l'extension est ".xsl", le nom du fichier modèle par défaut fourni lors de l'installation aux utilisateurs est "xmltohtmlgenerationHTML.xsl".
• Publication RTF : fichier dont l'extension est ".fo", le nom du fichier fourni par défaut est : "xmltortfgenerationRTF.xsl.fo".
• Publication PDF : fichier dont l'extension est ".fo", le nom du fichier fourni par défaut est : "xmltopdfgenerationPDF.xsl.fo".

Dans le fichier modèle fourni par défaut, tous les éléments de TOMA sont publiés, sauf ceux qui ne sont pas remplis. Par exemple si une formation a un contenu, le contenu apparaîtra, précédé de la mention "contenu" (définie dans le fichier de propriétés). En revanche, si cette formation n'a pas de contenu, la mention "contenu" n'apparaîtra pas.

Techniquement, le fichier modèle lit les valeurs contenues dans le fichier de propriétés pour les libellés des rubriques à publier.

Combien de fichiers modèles utiliser ?

Au moins un par support (HTML, PDF, RTF). Une unité de publication utilise un fichier modèle. Le même fichier modèle peut être utilisé par plusieurs unités de publication. Il peut être pratique
d'utiliser plusieurs fichiers modèles, par exemple selon l'emploi des publications (catalogues papiers envoyés par la poste ou distribués à une conférence,... ).

Fichier de propriétés pour la publication

• Pour les publications HTML, RTF, PDF : les libellés (par exemple : "Session" ou "Déroulement" ou "Calendrier"...). Un autre exemple de modification de libellé est donné ici .
• Pour les fichiers PDF uniquement : si une image (icône) est incluse, il faut mettre dans le fichier de propriétés le nom complet et la taille de l'image.
• Pour les publications HTML : un e-mail : à cette adresse électronique seront envoyées les demandes d'information des utilisateurs des pages HTML. Notons que pour les publications en HTML, le fichier de propriétés fait référence à un fichier CSS pour la mise en page (il y a un fichier CSS par défaut lors de l'installation de TOMA. Ce fichier est facilement modifiable par des graphistes. Si l'on souhait un autre graphisme, il faut changer de fichier CSS. Pour créer un nouveau fichier CSS, il est recommandé de se baser -en le copiant- sur le fichier CSS par défaut pour avoir le nom des éléments).

Destruction d'une unité de publication

A la suite de la destruction, l'unité de publication n'existe plus, mais les formations et catalogues qui étaient dedans sont inchangés. Naturellement, cela n'a aucune influence sur les publications qui ont déjà été lancées (pour Syrecos : les formations demeurent dans la base de données de Syrecos, pour les RTF, HTML, PDF, XML : les fichiers ne sont pas détruits).

Importation de données

Que peut-on importer ?

On peut importer dans la base de données de TOMA les données contenues dans un fichier XML au format TED (ces termes sont définis dans le glossaire ). Tous les éléments à importer sont contenus dans le même fichier.

Rappelons que le standard d'échange TED concerne uniquement les ensembles de formations et cycles. Il ne sera donc pas possible d'échanger des personnes de contact via TED si celles-ci ne concernent pas directement une formation ou un cycle. Il en est de même pour les lieux et les animateurs. Les détails de l'organisme (écran organisme) ne peuvent être mises à jour par importation.

Comment le fichier TED à importer a-t-il été créé ?

En théorie, tout éditeur de fichier XML. En pratique, TOE permet de créer des fichiers TED contenant une formation et tout ce qui la caractérise, et les unités de publication de TOMA permettent de créer des fichiers TED comportant plusieurs formations et cycles de formation.

Importation et paramétrage de l'écran d'encodage de formations et cycles

La seule condition pour qu'un fichier puisse être importé est qu'il soit au format TED : il n'y a aucune vérification par rapport au paramétrage de l'écran d'encodage, les deux sont totalement indépendants. (par exemple : l'écran d'encodage de formations et cycles peut ne pas permettre de saisir un "Commentaire sur le prix" pour une formation, mais il est tout à fait possible d'importer une formation qui a un "Commentaire sur le prix" rempli.)

L'importation pas à pas

1. L'utilisateur demande d'importer un fichier au format TED.
2. Pour chaque formation, TOMA présente un écran dans lequel l'utilisateur peut choisir un titre et un code pour la formation, ce code doit être unique dans TOMA. L'utilisateur choisit aussi les animateurs, lieux, personnes de contact pour les formations et pour les inscriptions.
3. Les informations contenues dans la formation importée sont traitées comme décrit ci-dessous.

Les explications ci-dessous sont énoncées pour une formation. En pratique l'importation traite les formations importées successivement, et pour chacune des formations le traitement se fait de la manière suivante :

Catalogues

Les catalogues de formation ne sont pas importés. Lors de l'importation d'une formation, l'utilisateur peut choisir un catalogue dans lequel la formation sera mise. S'il ne choisit pas de catalogue, la formation sera mise à la racine. Si l'utilisateur souhaite que la formation figure dans plusieurs catalogues, il faut aller modifier les catalogues un par un après que les importations sont terminées, en leur ajoutant la formation.

Modules

Les codes des modules sont modifiables pour chacun des modules.

Organisme

TOMA teste si l'organisme d'origine de la formation importée et l'organisme qui demande à importer sont les mêmes ou pas. S'ils ne le sont pas (on considère ici que les différences entre majuscules et minuscules ne comptent pas) l'importation remplace le nom de l'organisme d'origine de la formation importée par celui de l'organisme qui importe et TOMA propose un champ "partenariat" avec le nom de l'organisme d'origine si celui-ci n'est pas déjà dans le champ partenariat (il peut être concaténé avec des données déjà présentes). Ce champ partenariat est directement modifiable par l'utilisateur.

Domaines de formation

Si les domaines de la formation importée correspondent aux domaines prédéfinis de TOMA, ils sont conservés. Sinon, ils ne sont pas pris en compte et apparaissent non spécifiés dans TOMA. L'utilisateur en est informé.

Animateurs

L'utilisateur de TOMA a le choix d'importer ou non les animateurs de la formation importée. Pour cela, TOMA affiche d'une part les données qui identifient les animateurs de la formation importée, d'autre part la liste des animateurs stockés dans la base de données de TOMA, aussi avec leurs données identifiantes. Dans ces listes, les animateurs des modules de cycles sont ajoutés aux listes de ceux du cycle s'ils sont différents.

L'utilisateur de TOMA doit veiller à passer en revue chacun des animateurs : par défaut ils ne sont pas importés. Il en est de même pour les lieux et les personnes de contact.

Pour chaque animateur de la formation importée, l'utilisateur peut choisir :

• d'ajouter l'animateur importé aux animateurs stockés dans la base de données de TOMA (simple ajout),
• de ne pas importer l'animateur, il sera alors enlevé de la formation importée, c'est l'option par défaut dans TOMA.
• de remplacer un animateur stocké dans la base de données de TOMA par l'animateur importé (souvent il s'agira d'une mise à jour, cela se fait par écrasement des données).

Lieux

Il en est de même que pour les animateurs. Les lieux des modules de cycles sont ajoutés aux listes des lieux du cycle s'ils sont différents.

Personnes de contact

Il en est de même que pour les animateurs. Les personnes de contact des modules de cycles sont ajoutées aux listes de celles du cycle si elles sont différentes.

Autres informations

Les autres informations de la formation sont importées.

Notes techniques

Ces notes techniques sont destinées aux informaticiens des organismes de formation qui utilisent TOMA. Voici leur contenu :

Publication des données

Comment ça marche ? (un peu de technique pour les informaticiens des organismes de formation)

Lors du lancement de la publication, un fichier XML est créé au format TED : ce fichier contient toutes les données à publier. Il y a une vérification de la conformité du fichier XML TED. S'il n'est pas conforme, des "warnings" (messages d'avertissement) expliquant ce qui devrait être fait pour que ce soit conforme et demandant si on veut continuer apparaissent.

• Si le support de publication est XML, c'est terminé.
• Pour une publication sur Syrecos : en plus des warnings XML, des warnings propres à Syrecos concernant les langages et les domaines apparaissent (les domaines sont conseillés dans Syrecos, et les langages des sessions sont obligatoires si on veut que la session soit sauvée sur Syrecos). Une fois le login et le mot de passe demandés, une requête SOAP est créée contenant ces informations, ainsi que le fichier XML TED en attachment. Cette requête est envoyée au serveur SOAP de Syrecos, qui, après traitement, renvoie une réponse qui dit si les données ont pu être mises dans Syrecos ou non, et les éventuels messages d'erreur retournés. Ces messages d'erreur sont alors interprétés et affichés dans TOMA.
• Pour une publication en HTML, PDF, RTF : le fichier XML est ensuite transformé par TOMA grâce au fichier modèle (extension : xsl ou xsl.fo). Cette transformation prend en compte le fichier de propriétés, dans lequel les libellés sont mis. De plus, dans le cas d'une publication HTML, cette transformation prend aussi en compte un fichier CSS de mise en page.

1. On extrait de Syrecos vers TED grâce à TOE une formation ou un catalogue dont l'indicateur de publication dans Syrecos est à 0 (cet indicateur n'existe que dans Syrecos, et est mis toujours à 1 lors d'une publication dans Syrecos à partir de TOMA, 1 = publiable, 0 = non publiable),
2. ET on remet cet élément dans Syrecos via un autre moyen que TOMA (TOE par exemple)

Publication dans Syrecos

Contacts/Encodeurs de Syrecos
Dans le système Syrecos, les personnes de contact sont sauvées dans les même tables que les encodeurs, et c'est pour cette raison que les encodeurs peuvent être utilisés comme personne de contact.
A l'extraction des données depuis Syrecos, tous les contacts/encodeurs sont extraits sous forme de contacts (puisque la notion d'encodeur n'existe pas dans TOMA).
Cependant, à la publication sur Syrecos, comme toutes les données de l'organisme sont effacées à chaque mise à jour de Syrecos, seuls les contacts qui ne sont pas encodeurs sont effacés (puisque les encodeurs ne doivent pas changer, sinon les login/mot de passe seraient perdus).
Les encodeurs sont donc re-rentrés une 2ème fois dans le système Syrecos, sous forme de contacts uniquement.

Modules et formations
Comme dans Syrecos on ne différencie les modules des formations que par leur présence dans un catalogue, les modules de TOMA ne sont jamais mis dans des catalogues de Syrecos: ils ne sont accessibles que depuis leur cycle (comme dans TOMA).

Importation spéciale des données de Syrecos dans la base de données de TOMA

TOMA permet, à la première utilisation après l'installation, d'extraire toutes les données de Syrecos pour les importer dans TOMA. Cette importation :

• n'est pas obligatoire,
• a lieu une unique fois,
• est réservée aux organismes de formation qui utilisaient le système Syrecos avant d'utiliser TOMA.

Il s'agit de récupérer dans la base de données de TOMA les données qui sont stockées dans la base de données de Syrecos. Les détails de l'organisme de formation peuvent aussi être importées lors de cette importation spéciale (contrairement à la fonction Programme / Importation de TOMA).

Pour cela, le login/mot de passe d'un utilisateur de Syrecos correspondant à l'organisme est demandé. Ensuite, les données sont extraites de Syrecos et sauvées dans un fichier XML TED. Ce fichier est envoyé sur la machine où se trouve la base de données de TOMA, et il est ensuite importé dans TOMA. Comme Syrecos et TED (et donc TOMA) ne suivent pas exactement le même format, quelques modifications sur les données doivent être effectuées durant cette opération. Ces modifications sont automatiquement prises en charge par le programme d'importation.

Langues

• Une des langues possibles de Syrecos était le "multilangues" (qui signifiait que la formation pouvait être donnée dans différentes langues non précisées). Cette langue n'existant plus dans TOMA, il faut la remplacer :
  • pour les formations, cycles ou modules qui utilisaient cette langue, on la remplace par toutes les langues disponibles dans TOMA
  • pour les sessions de formations ou de cycle, on enlève cette langue,
  • pour les sessions de modules, où la langue est obligatoire, on enlève cette langue. S'il n'y en n'avait pas d'autre, on met "anglais".
• Dans TOMA, il doit obligatoirement y avoir au moins une langue pour les formations ou cycles : s'il n'y en n'avait pas dans Syrecos, on prend toutes celles de TOMA.

Liste des langues de TOMA : danois, espagnol, finnois, grec, italien, portugais, luxembourgeois, néerlandais, allemand, anglais, français, suédois, norvégien, polonais, hongrois, tchèque.

Modules

Les formations et les modules n'étaient pas différenciés dans Syrecos : il n'y avait que des cycles, et des formations, qui pouvaient ou non être dans des cycles. Comme la différence entre formations et modules existe dans TED/TOMA, on doit savoir sous quelle forme un élément provenant de Syrecos va se retrouver dans TOMA :

• pour les formations qui n'étaient dans aucun cycle, on ne les extrait que comme formations
• pour les formations qui étaient dans des cycles:
  • si une formation n'est dans aucun catalogue, elle ne devait pas être accessible directement donc on la considère comme module uniquement
  • si une formation est aussi dans au moins un catalogue, on doit l'extraire en tant que module dans les cycles auxquels elle appartient, et en tant que formation dans les catalogues où elle est.

Problème du code: si on doit extraire une formation sous forme de module et de formation (dernier point ci-dessus), on doit l'extraire avec des codes différents pour que les codes soient toujours uniques dans TOMA (et dans le fichier XML intermédiaire). On rajoute donc "u_" (comme unit) devant le code pour le module. Si jamais le code ainsi modifié dépasse 20 caractères (limite pour une éventuelle ré-intraction dans Syrecos), on le "coupe" à 20 caractères (en espérant qu'il sera toujours unique, autrement dit que 2 modules n'ont jamais le même code dans Syrecos sur les 18 premiers caractères).

Horaires

Les vérifications sur l'horaire dans Syrecos sont moins précises que dans TED/TOMA. On rajoute donc des vérifications sur les horaires, et on les transforme s'ils ne sont pas de la forme "HHMM".

Niveau

Dans Syrecos, il existait un niveau "réorientation". Ce niveau n'existant pas dans TED/TOMA, on le remplace par "beginner" (débutant) dans les formations concernées.

Référence à une session de cycle dans une session de module

Cette référence est obligatoire dans TED/TOMA, mais ne l'était pas dans Syrecos (et n'était presque jamais rempli). On se sert du champ "typesess" de Syrecos qui est supposé préciser si une "session de formation" est en fait une session de formation simple ou une session de module :

• quand on extrait sous forme de formation, on n'extrait que les sessions dont ce champ est à "0"
• quand on extrait sous forme de module, on n'extrait la session que s'il y a une référence vers une session de cycle.
  

Accès pour handicapés dans les lieux et les formations

Syrecos permet de préciser si un accès pour handicapés est prévu pour une formation ou un lieu (champ booléen "indicaccess" dans les lieux et la formation : s'il est à 1, sur le site Syrecos s'affiche "il existe des aménagements pour les personnes handicapées"). Les lieux de Syrecos ont de plus un champ"remarques sur l'accès". Dans TED/TOMA, on considère que cette information ne concerne pas les formations mais seulement les lieux : les lieux dans TED/TOMA possèdent un champ plus général "commentaire sur l'accès", et c'est tout. Lors de l'intraction :

• le booléen figurant dans la formation est ignoré,
• pour un lieu, si le champ "remarque sur l'accès" est rempli dans Syrecos, il est mis dans le champ "commentaire sur l'accès" de TOMA. Sinon, si le booléen est à 1, on remplit le champ "commentaire sur l'accès" de TOMA par la phrase "There are facilities for disabled people".

Nous conseillons donc vivement aux organismes de formation qui utilisaient auparavant Syrecos de trier leurs formations juste après l'importation spéciale :

• d'effacer les formations qui n'ont plus lieu d'être conservées.
• de créér une unité de publication "Syrecos" pour y mettre toutes les formations à publier dans Syrecos.

Client-Serveur uniquement : délockage de la BD en cas de crash

Cette fonction n’est utile que pour l’installation client-serveur de TOMA (puisque dans les versions monopostes, les données sont délockées à chaque fermeture de TOMA), et elle doit être exécutée depuis le serveur.

Le délockage ne doit être utilisé que par un administrateur depuis une ligne de commande, qui permet de délocker tous les éléments (formations, animateurs, ...).. Il faut qu'un administrateur soit clairement désigné et qu’il vérifie bien que plus personne n’utilise TOMA au moment de ce délockage.

Pour enlever les locks de TOMA : lancer la commande « unlock.bat » ou « unlock.sh » (selon le système d’exploitation). 

Catalogues, sous catalogues

Un catalogue de formations peut contenir des formations et des catalogues, dans ce cas ces derniers seront appelés "sous catalogues". Par exemple, le catalogue "Langues" peut contenir les sous catalogues "Langues européennes" et "Langues orientales". Chaque catalogue a un nom, un descriptif, et peut contenir ou non un ou plusieurs sous catalogues.

Cycle

Un cycle est un ensemble d'enseignements ayant un enchaînement logique.

Exemple de cycle : « Programmer en Java ». Ce cycle comprend les modules suivants : « Introduction Java », « Perfectionnement Java », « Graphisme en Java », « Machine virtuelle Java ».

Exportation vers Syrecos

Les formations à exporter vers Syrecos doivent remplir plus que le standard, elles doivent être compatibles avec Syrecos.

Formation

Cours simple, par opposition aux cycles, qui sont composés de modules.

Les cours qui composent un cycle sont appelées "modules".

Offre

Il s'agit d'une offre de formation

Relais

L'EIC et Syrecos relayent la publication des offres de formation qui proviennent de plusieurs autres organismes. Ce ne sont pas des offreurs simples, comme par exemple l'OLAP.

Session

Une session est une prestation de la formation. L'ensemble des sessions constitue le calendrier de la formation.

TED

TED signifie Training Exchange Definition. C'est une structure standard des données pour un ensemble de formations, cycles, catalogues. Les animateurs, lieux, personnes de contact et catalogues ne peuvent être mis dans ce fichier indépendamment des formations et cycles qu'ils concernent. Il en va de même pour les données de l'organisme de formation. Le fichier au format TED (souvent abrégé en "fichier TED") est écrit dans le langage XML. En pratique, si un organisme de formation souhaite communiquer des formations à un autre organisme, il lui suffit de faire parvenir à l'autre organisme un fichier TED comprenant les formations à communiquer. Il est possible de créer ce fichier avec TOMA à l'aide des unités de publication.

TOE

Training Offer Editor. http://toe.syrecos.lu. Permet la création et l'utilisation de fichiers au format TED.

Training Offer Management Application.

Unité de publication

Unité de publication, c'est un ensemble de formations qui seront publiées sur le même support.

XML

eXtensible Markup Language. XML est un langage de structuration de fichiers textuels, dont l'extension est ".xml". L'intérêt de ce langage est qu'il permet à des personnes utilisant des systèmes différents d'échanger facilement des données ou des documents. Il faut pour cela que ces données soient clairement structurées. La structure appliquée aux fichiers XML est décrite dans une DTD (Document Type Definition).